关于做好 2023/2024学年教学文件材料整理归档工作的通知

各二级学院、体育教学部，各有关部门：

为做好教学文件材料的收集、整理、归档工作，确保学校档案的系统性、完整性和全面性，现就2023/2024学年教学文件材料的整理与归档工作做出如下安排：

一、归档时间

请各二级学院、体育教学部，各有关部门尽快启动2023/2024学年教学文件的整理工作，务必于10月31日前将整理完毕的文件材料移交至档案馆，并办理档案移交手续。

二、教学文件材料的归档范围

所有在教学活动中形成的、具有保存价值的文件材料均应纳入归档范围。具体归档内容可参照附件1《常州工学院教学文件材料归档类目表》，并根据要求进行相应的收集和整理。该类目表仅供参考，对于未列入类目表但具有保存价值的材料亦应予以归档。

在文件材料的收集、整理过程中，请注意以下事项：

1、文件归档时，除正文外，附件和底稿也应一并归档。

2、对于上级业务主管部门直接下发至部门的文件材料，即便未经学校收文登记，若具有保留价值，亦应归档。

3、各二级学院、体育教学部及相关部门参与校外竞赛、评比所获得的文件及证书，包括集体奖励证书原件和个人奖励证书复制件（原件可扫描后归档），均应归档。

4、对于永久或长期保存的文件材料，若存在电子版本，也应同步归档。

三、归档文件的整理要求

归档文件应以“件”为单位，按照“年度—机构—保管期限”的分类方法进行整理，并根据“事由”进行排列。同时，需填写《归档文件目录》（在“南大之星”档案管理软件中录入）和《文件备考表》。具体分类和整理方法详见附件2《教学文件材料的整理方法》。

请各二级学院、体育教学部及相关部门抓紧时间，确保教学文件材料的收集、整理、归档工作按时完成。

档案馆

2024年9月4日