校档〔2024〕1 号

各二级学院、体育教学部，各部门：

为做好2023年度各类文件材料的收集、整理工作，确保学校档案的系统、完整、齐全，现将我校2023年度各类文件材料整理、归档的有关工作要求通知如下：

一、归档时间

文件材料归档截止时间为2024年3月31日。

二、归档范围

根据《高等学校档案管理办法》规定，高等学校从事招生、 教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录 均应归档。各部门在收集归档文件时可参考《常州工学院各部门2023年度文件材料归档类目表》（附件1）。对于未列入类目表，具有保存价值的材料，可参照《常州工学院档案管理办法》（常工政〔2023〕94 号）附件《常州工学院档案归档范围和保管期限表》中的规定进行归档。

根据电子文件档案归档要求，凡保管期限为永久和30年的文件，在做好纸质文件归档工作的同时，还应同时做好其电子文件保存和归档工作。

声像档案材料的归档按照《常州工学院声像档案管理办法》有关规定进行整理归档。

凡是标有密级的文件，一律不随普通文件一起归档。可交由院长办公室或按照涉密文件有关要求进行处理。

三、归档文件的整理

归档文件整理以“件”为单位， 按照“年度—机构—保管期限”的方法进行分类，根据“事由”进行排列，并填写《归档文件目录》（在“南大之星”档案管理软件中录入）和《备考表》。具体分类、整理的方法见《归档文件的整理方法》（附件2）。望各二级学院、体育教学部，各部门抓紧时间；认真做好文件材料的收集、归档工作；完成档案的整理、归档任务。

附件：1.常州工学院各部门2023年度文件材料归档类目表

2.归档文件的整理方法

2024年3月5日

附件1：常州工学院各部门2023年度文件材料归档类目表.doc

附件2：归档文件的整理方法.doc