第一章    总则  

        第一条为了简化工作程序 ,  提高工作效率，改革归档文件整理方法 , 推进文件、档案管理的现代化进程，根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》、江苏省档案局发布的《江苏省 <  归档文件整理规则 > 实施办法》和上级有关法规文件精神，结合学校实际，制定本实施细则。
        第二条  本实施细则所指的归档文件，是指学校在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的、办理完毕的、对学校和社会有保存价值应作为档案保存的各种纸质文件材料。  
        第三条 本实施细则所指的归档文件整理，是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。  
        第四条 归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用 ,  有利于降低保管成本与提高工作效率的原则。

第二章   归档文件整理的组织工作  

         第五条学校各部门、二级学院、直属教学部等在工作中形成的具有保存价值的文件材料，由部门、二级学院档案员进行整理，按照《常州工学院文件材料归档范围、保管期限表》的规定定期向综合档案室移交。  
        第六条 部门、二级学院、直属教学部、档案员应做好归档文件材料的平时积累，及时收集，严格登记，严格检查，妥善保管。
         第七条 综合档案室人员必须严格履行岗位职责，加强与部门、二级学院、直属教学部的联系，进行业务指导，认真细致，严把质量检查关。

第三章   归档文件的整理  

        第八条 归档文件的整理单位与装订
         一、归档文件以件为单位进行整理，一般以每份文件为一件。其它情况在遵循便于整理和利用的原则下 , 视文件材料的实际情况灵活处理，下列文件或文本在装订时，作为一件：  
         （一）文件正本与定稿一般应作为一件。如定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，可将正本与历次稿本各作为一件；  
        （二）正文与附件一般为一件，如果附件数量较多，或者太厚不易装订，也可各为一件；
        （三）正文与文件处理单（包括拟办单、发文稿纸、签批条等）作为一件；
       （四）原件与复制件作为一件；
         （五）转发文与被转发文作为一件；
         （六）装订成册的报表、名册、图册等，按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件；未装订成册而式样同一的表格按一定的单位组合起来作为一件 ;
         （七）学校会议记录，包括党委（扩大）会、院长办公会、民主生活会等，以每次会议为一件，以会议记录本形式记录的保持原有的文件排列顺序，装订在一起，但在每次会议记录的首页标识归档章。  
　 （八）在教学类档案中，一般采用 :
        本科学位论文按人计件，一般一人作为一件 ;
         全日制和成人教育学籍档案一般情况下一个班级的作为一件；
        全日制和成人教育成绩档案一般情况一个学期的成绩作为一件；
         全日制和成人教育招生名册按批次计件，一般一个批次作为一件或视材料的实际情况而定 ;
        学籍变动中的发文、审批表等可视实际情况作为一件或数件；  
        学生处分材料，针对同一人的发文、审批表、检查等材料作为一件；
        四、六级英语成绩，同等级的作为一件；  
        计算机、普通话测试成绩，同一批次的作为一件；
         全日制和成人教育学位评审表一般情况下，同一学院材料作为一件，若材料太厚，也可分为数件。
         （九）出版物的正本，按出版物正本的自然状态界定件；底稿每份视作一件；
        （十）仪器设备的随箱材料以其自然形态分别确定件。  
         （十一）科研档案中，课题研究项目文件材料按其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，视课题不同阶段材料的具体情况确定件。如：研究成果鉴定与研究成果报奖材料，可将鉴定材料、成果报奖材料、技术文件各为一件或多件。课题研究成果报奖材料原则上将成果申报书、成果推荐书及附件作为一件，如果课题成果附件数量较多或者太厚不易装订，也可分别计件。研究论文汇编、技术资料等独立成册的，以其自然状态视作一件；  
        （十二）基建类档案中，一类基建图纸视作一件；
         （十三）财会档案中，一本会计凭证、帐册各为一件，一个会计核算单位的一份报表作为一件。
         （十四）行政类审计档案，审计结果通知书与底稿作为一件，如果底稿数量较多，可视情况分为几件。
         二、以件作为保管单位的各文种和稿本的排列顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后，或者汉文本在前，少数民族文字文本在后；文件处理单排在文件前面  ; 发文稿纸排在正文后面。
        三、对规格大于 A4 型纸的报表、图样等文字材料，按照 A4  型纸的尺寸加以折叠，注意尽量减少折叠次数，同时，折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。
         四、归档文件装订前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括：
        （一）对破损的文件应予修整；
         （二）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等 , 复制方法主要采用复印；  
        （三）去除易锈蚀的金属物，包括订书钉、回形针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品。对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等 ( 特别重要的除外 )  ，可保持原貌。
         五、装订采用左侧装订，文件材料左、下侧应对齐。一般采用不锈钢订书钉装订，对于较厚的材料采用三孔一线法装订。尽量保持文件原貌，不得随意裁切文件。  
        第九条 归档文件的分类
        归档文件的分类采用“年度 ---- 机构 ----  保管期限”的方法进行分类。其中，机构指学校内部机构，一般来说，有一个机构就设置一个类目，机构名称就是类目名。各类目的排列次序按领导机构、综合性机构在前，再依次排列各二级学院。一般顺序为：党委办公室  / 院长办公室（含网络信息管理中心）、纪委办公室 / 监察处、党委组织部 /  党委统战部、党委宣传部、工会、团委、人事处（含师资办公室、离退休工作办公室、人才交流服务中心）、审计处、保卫处、后勤管理处、图书馆、改革发展办公室、科研处、国际交流合作处、学报编辑部、高教研究所、校办产业处、财务处、基建处、物资处、学生工作处  /  人民武装部、招生就业处、教务处（含大学生科技实践创新中心、学籍管理办公室）、教学指导评估中心、现代教育技术中心、省重点建设实验室、机电工程学院、电子信息与电气工程学院、计算机信息工程学院、光电工程学院、土木建筑工程学院、艺术与设计学院、工商管理学院、理学院、人文社科学院、外国语学院、师范学院、体育教学部、延陵学院、成人（继续）教育学院、国际交流学院等。如有新增机构可根据其工作性质插入其中。  
        第十条 归档文件的排列
        一、归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。  
        二、归档文件的排列应坚持  事由  原则，即同一事由形成的相关文件排列在一起。  事由   是指一件具体的事，一个具体的问题或一段较紧密的工作过程等。
       三、同一事由内归档文件的排列，一般按文件形成时间的先后顺序排列。  
       四、不同事由间归档文件的排列 :
       （一）按不同事由办结时间的先后顺序排列；
        （二）按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其它工作形成的排在后面，或将综合性工作形成的文件排在前面，具体业务工作的排在后面；  
       （三）按事由具有的共同属性分别集中排列。
        上述排列方法视具体情况采用一种或几种相结合的方法排列。  
        五、对具有保存价值、但未及时归档的零散文件，将其排列在相应年度相同类别文件的最后，并在备考表中说明。
        第十一条  归档文件编号
        一、归档文件编号，是指用符号标识归档文件在全宗中的位置，并以归档章的形式在归档文件上注明。
         二、归档章设置全宗号、年度、件号、机构、保管期限、页数。由综合档案室按规定式样统一刻制。其中年度采用公元纪年，以 4 位阿拉伯数字表示；保管期限用   永久、长期、短期  表示。
         三、归档章一般应盖在归档文件首页上端居中的空白位置，有阅（办）文单的可盖在阅（办）文单上，归档章不要压盖文件字迹，不要与批示文字等重叠。
         四、归档章用红色印泥加盖，归档章内容要用耐久性书写材料填写，要求字迹公整、清晰。
        第十二条 归档文件的编目
         一、编目是指编制归档文件目录。设置有件号、责任者、文号、题名、日期、保管期限、页数、备注等项目。目录各项目的具体填写要求如下：
         责任者：文件的发文机关或署名者。责任者采用全称或规范化的简称；联合发文责任者超过两个的，标出两个加  等  字；未署责任者的文件，编目时应考证清楚并填写。  
        文号：文件的发文字号。按文件的文号全部填写，不能省略，年度统一使用方括号。  
题名：文件标题。应对文件的标题照实录入。录入题名时应注意如下问题：
        1  、多份文件作为一件时，编目一般只著录第一份文件，如果第一份文件的标题不能正确揭示该件内容时，应根据该件的内容重新拟写标题，新拟或补充的标题要加  ［］   号。
　　2 、文件无标题或标题含义不明时的处理方法：一是文件标题是  通知  或  便函   一类的，根据文件内容重新拟写标题；二是批转性文件只反映字号的，根据文件内容补充题名。基建档案、科研档案涉及工程、课题的材料，著录时要注明相应工程、课题的名称。新拟或补充的题名要加   ［］  号；
　　3 、正文有重要附件而正文题名又不反映附件内容的，附件题名须录入，外加  ［］  号。  
　　日期：指文件的成文日期。以 8 位阿拉伯数字写明年、月、日，如 2002 年 5 月 19 日应写为 20020519  ；对没有落款日期的文件材料，要根据文件内容加以考证并填写。  
　　保管期限：归档文件保管期限按《常州工学院部门归档工作流程与归档范围、保管期限表》的有关规定进行鉴定、填写。
          页数：每一件归档文件的总页数。空白页不计数。单份文件作为一件时，若文件本来就有页码，则不另编页码。来往文书、正文与定稿作为一件时，应将构成该件的各文件页数的总和作为该件的页数。为便于管理，每件都采用铅笔编页号。具体方法是：一张纸两面都有文字的，正面编在右下角，背面编在左下角；文件正文编有页号的，只续编底稿页号。  
　　备注：填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。需要说明的内容较多而备注栏难以填写时，可在备注栏中加 *  号，将具体内容填入备考表。
        二、编目、著录使用综合档案室提供的档案管理软件。归档文件目录采用 A4 型纸打印。
         三、归档文件目录应按规范要求装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、分类号等项目。
        第十三条 归档文件的装盒  
        一、档案盒的样式、规格及质量要符合国家有关规定，由综合档案室统一提供。
         二、归档文件应按照件号的先后顺序装入档案盒。装盒时，按照分类方法，将同一类别文件装在一起，一盒装不下，续装下一盒；不同类别的归档文件不要装入同一档案盒中。  
        三、在档案盒盒脊上准确标识各检索项。包括年度、分类号、盒内归档文件起止件号。
         四、每一盒归档文件应设置备考表。备考表设置项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
         盒内文件情况说明：要求填写盒内归档文件需要说明的情况，包括该盒内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况 ( 如字迹模糊、缺损等 )  ，整理工作完毕后归档文件的修改、补充、移出、销毁等，以及说明归档目录中备注项加 * 号的内容。
        整理人：由部门档案员签名；  
        检查人：由部门分管档案工作的负责人审核后签名。
       日期：填写归档文件整理完毕的年、月、日。

第四章   附则  

         第十四条本实施细则适用于学校以纸质材料为载体的各门类档案的归档文件。
        第十五条 本细则由校综合档案室负责解释。
         第十六条 本细则自印发之日起执行。